Ak ste väčšia firma s viacerými zamestnancami, ktorí pristupujú do aplikácie UIAD a majú rôzne poverenia, možno oceníte novinku utajovania dokumentov. Nechcete predsa ukazovať svoje dôležité zmluvy alebo iné citlivé doklady všetkým zamestnancom, však? Odteraz môžete prístup k takýmto dokumentom delegovať len vybraným používateľom aplikácie.

Ako utajiť dokument?

Proces utajenia začína už pred nahratím do aplikácie UIAD a môžete si vybrať z viacerých spôsobov jeho utajenia:

Pridanie súboru s prefixom

Ak chcete, aby bol dokument v aplikácii utajený, stačí pred názov daného súboru pridať kľúčové slovo „secret-„.

Napríklad máte na svojom PC dokument fakturaABC.pdf. Ak chcete tento dokument utajiť pred ostatnými, stačí ho premenovať na secret-fakturaABC.pdf a už ho môžete klasicky nahrať cez rozhranie aplikácie UIAD, alebo ho do aplikácie priamo zaslať emailom.

Utajenie súboru pri jeho nahrávaní cez aplikáciu

Dokument môžete utajiť aj priamo v aplikácii pri jeho nahrávaní cez sekciu Dokumenty, záložku Skeny a tlačidlo „Nahraj súbor“. V modálnom okne nájdete viditeľnú možnosť daný súbor utajiť.

Ako vybranému používateľovi povoliť prístup k utajeným dokumentom?

V administrácii používateľov vyberte požadovaného používateľa a v detaile jeho nastavení zaškrtnite políčko „Môže vidieť tajné súbory“.

Screenshot_1

Princíp je teda jednoduchý, pre utajenie dokumentu treba zvoliť niektorý zo spôsobov utajenia popísaných vyššie a následne už stačí len povereným osobám povoliť možnosť vidieť tajné súbory (povolenie je možné pre všetky druhy používateľských rolí). Celkom užitočná vecička, najmä v dnešnej dobe, čo poviete? 🙂

Komentovať